4 CRITÈRES D’UN CLASSEMENT DE DOCUMENTS EFFICACE

En entreprise ou à la maison, avoir des documents bien rangés est une priorité absolue, pour éviter toute perte de temps. En effet, il est beaucoup trop aisé de laisser pêle-mêle les dossiers, pour ensuite passer des heures à chercher le bon document. Fort heureusement, il existe différentes méthodes et critères pour un classement de documents réussi. Voyons tout d’abord quels sont les principaux avantages d’un tel rangement.

Les avantages du classement de documents

Pour se faciliter la vie, pourquoi ne pas classer tous ses documents? Il en résulte de multiples avantages, dont la possibilité d’économie de temps lors de la recherche de papiers importants. Pour une entreprise, cela peut se traduire par une performance accrue des employés. De plus, puisque tout est rangé au même endroit, le gain d’espace n’est pas à négliger!

Enfin, le classement de ses dossiers permet de conserver ce qui est réellement important. Tout papier légal ayant une date de péremption périmée pourra de ce fait être relayé à la déchiqueteuse.

4 critères pour un rangement efficace

Quand on cherche à classer la tonne de documents que l’on possède, il est, avant tout chose, essentiel de disposer de quelques heures devant soi. Un tel processus est parfois long et fastidieux, mais le travail en vaut largement la peine! De ce fait, voici quelques critères à respecter :

1. Mettre au point un système de couleurs

Pour chaque catégorie de dossier créé, une couleur doit être associée. Ainsi, le dossier «Impôts» peut être conservé dans une chemise jaune, de même que toutes les sous-catégories associées («Factures», «Services», etc.). Par ailleurs, les catégories de documents créées doivent être liées à ses besoins, il va sans dire!

Chaque catégorie disposant désormais d’une couleur précise, le cerveau fera rapidement l’association.

2. Classer en ordre alphabétique

Chaque catégorie de dossiers (« Impôts», «Assurances», etc.) peut être classée en ordre de A à Z, ou de Z à A. Cela facilitera grandement les recherches, encore davantage si cette méthode est combinée aux chemises colorées!

3. La création d’un dossier fantôme

Parfois, certains employés ou cadres plus haut placés ont besoin d’un document en particulier. Pour éviter de perdre à tout jamais ledit document, suite à un oubli, par exemple, il est possible d’y placer une feuille avec le nom de la personne en possession du dossier original.

4. Ranger les dossiers dans des boîtes

Pour procéder au classement de documents de façon pleinement optimale, il est primordial de disposer des bons outils. Les boîtes de rangement en font partie. Ces dernières permettent de ranger les documents d’archives par mois ou par année, ou tout simplement par catégorie. On recherche un document relatif à une assurance habitation datant d’il y a 2 ans? Les recherches ne prendront pas beaucoup de temps en suivant ce critère.

Outre les chemises et les étiquettes de couleurs, il est possible de faire appel à des spécialistes en codification et en classement de documents. Ces derniers pourront élaborer un système de classification pleinement adapté à la situation de l’entreprise. C’est fini, les heures passées à rechercher les papiers importants!